Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

El Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través del sitio web giproas.com y de los canales asociados a los servicios profesionales y a la plataforma tecnológica (GIPROAS Engine) es:

Nombre comercial

GIPROAS — Governance & Intelligent Process Assurance Suite

Sitio web

https://giproas.com

Canal de atención

Ejercicio de derechos (Habeas Data): contacto@giproas.com

Para efectos de esta Política, se entiende por “Titular” a la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento, y por “Usuario” a quien interactúa con el sitio web o con los servicios de GIPROAS (profesionales o tecnológicos).

2. Alcance y marco normativo

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales realizado por GIPROAS en el territorio de la República de Colombia, en particular respecto de:

• Visitantes del sitio web institucional y formularios de solicitud de servicios profesionales (evaluación de viabilidad / diagnóstico inicial) o de registro a la lista de espera tecnológica del GIPROAS Engine.
• Prospectos comerciales, clientes de encargos profesionales y representantes autorizados de personas jurídicas.
• Usuarios autenticados de la plataforma tecnológica (GIPROAS Engine), cuando existan cuentas individuales en fases de beta o despliegue contractual.

El tratamiento se rige por la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado y reglamentado en lo pertinente), las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y las mejores prácticas de seguridad de la información aplicables a servicios de aseguramiento y auditoría.

3. Finalidad del tratamiento

GIPROAS trata datos personales de manera lícita, leal y transparente, exclusivamente para las siguientes finalidades:

• Gestión de solicitudes de servicios profesionales de auditoría y consultoría contable: atender formularios de evaluación de viabilidad o diagnóstico inicial (revisoría fiscal, auditoría financiera, consultoría contable, NIIF para PYMES, consistencia tributaria y contaduría asistida por analítica), responder consultas y dar seguimiento a encargos conforme a la capacidad disponible.
• Lista de espera tecnológica (GIPROAS Engine): registrar interés en el motor de auditoría propietario, comunicar hitos de la hoja de ruta pública y contactar a interesados cuando existan cupos o convocatorias de validación. El registro no implica acceso inmediato ni obligación de contratación.
• Prestación de servicios de aseguramiento, auditoría y análisis de datos: operar encargos profesionales y, cuando aplique, la plataforma tecnológica bajo acuerdos contractuales y de confidencialidad, incluyendo soporte técnico, facturación y administración de cuentas.
• Cumplimiento de obligaciones legales: atender requerimientos de autoridad competente, conservación de registros y ejercicio de derechos de los Titulares.
• Mejora de la experiencia del servicio: seguridad, prevención de fraude, métricas agregadas de uso y calidad del soporte, sin perfiles comerciales invasivos.

Principio de no comercialización: GIPROAS no comercializa ni realiza transferencias no autorizadas de datos personales a terceros con fines publicitarios o de reventa. Cualquier transmisión a encargados (proveedores de infraestructura, correo transaccional u hospedaje) se limita a lo estrictamente necesario para prestar el servicio, bajo acuerdos de confidencialidad y obligaciones de protección equivalentes.

4. Datos que podemos recolectar

4.1. Datos de identificación y contacto

Nombre, correo electrónico corporativo, organización, cargo, teléfono y mensaje de solicitud, cuando el Titular los suministra voluntariamente mediante formularios o correo.

4.2. Datos técnicos de navegación

Dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, fecha/hora de acceso y registros de seguridad del servidor, en la medida necesaria para operación, diagnóstico y protección del sitio.

4.3. Datos de cuenta (si aplica)

Credenciales o identificadores de usuario, roles, registros de auditoría de operaciones en la plataforma y preferencias de notificación, conforme al contrato de servicio.

5. Tratamiento de datos técnicos, contables y de negocio

En el marco de encargos profesionales o del uso contractual del GIPROAS Engine, GIPROAS puede procesar información contable, tributaria, financiera u operativa del cliente (por ejemplo: balances, auxiliares, kardex, planes de cuentas, hallazgos o resultados de validación). Dichos datos se obtienen mediante un pipeline desacoplado: extracción segura y asistida por profesionales de la firma (consultas de solo lectura SQL / ODBC o exportaciones autorizadas), seguido de tratamiento y estandarización fuera del sistema transaccional del cliente. El motor no interactúa de forma directa ni autónoma con las bases de datos de producción del ERP (World Office, SAP Business One, Helisa u otros entornos compatibles o equivalentes) y no escribe sobre ellas.

• Dicha información se procesa con fines exclusivos de ejecución de reglas, validación algorítmica determinística, aseguramiento, generación de reportes técnicos y soporte contractual, en entornos aislados (local / VPS).
• GIPROAS mantiene secreto profesional y confidencialidad fiduciaria respecto de los datos de negocio del cliente, sin perjuicio de las obligaciones legales de revelación frente a autoridad competente.
• Cuando los archivos o bases contienen datos personales de terceros (empleados, proveedores, clientes finales del Titular), el cliente actúa como Responsable de esos datos y GIPROAS como Encargado o procesador técnico, según lo establecido en el contrato respectivo.
• El cliente garantiza contar con bases legales y autorizaciones suficientes para permitir la extracción asistida o la entrega de esa información a la firma.
• La disponibilidad general del GIPROAS Engine está sujeta a la hoja de ruta pública publicada en el sitio; el registro en la lista de espera tecnológica no autoriza por sí mismo el tratamiento de bases contables hasta que exista un acuerdo contractual vigente.

6. Derechos de los Titulares (Habeas Data)

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Titular puede ejercer en cualquier momento los siguientes derechos (Derechos ARCO y complementarios):

• Conocer / Acceder: solicitar información sobre los datos personales que GIPROAS trata y el uso que se les ha dado.
• Actualizar: pedir la actualización de datos incompletos, inexactos o desactualizados.
• Rectificar: corregir datos erróneos.
• Suprimir / Cancelar: solicitar la eliminación de datos cuando proceda legalmente, salvo obligación de conservación.
• Revocar la autorización: retirar el consentimiento cuando el tratamiento se fundamente en autorización, sin efectos retroactivos.
• Oponerse / limitar: en los casos previstos por la ley, oponerse a tratamientos específicos.

El ejercicio de estos derechos es gratuito. GIPROAS podrá solicitar la acreditación de identidad del Titular o de su representante legal/apoderado.

7. Procedimiento para consultas y reclamos

Las consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales deben presentarse por escrito al correo institucional:

contacto@giproas.com

7.1. Consultas

Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (art. 14, Ley 1581 de 2012).

7.2. Reclamos

El reclamo deberá contener como mínimo: identificación del Titular, descripción de los hechos, datos de contacto y documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin respuesta del solicitante, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. De no ser posible atenderlo en ese plazo, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá, sin que pueda superar los ocho (8) días hábiles siguientes (art. 15, Ley 1581 de 2012).

Si el Titular no obtiene respuesta o no está conforme, podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio — Delegatura para la Protección de Datos Personales, una vez agotado el trámite ante el Responsable.

8. Autorización y bases del tratamiento

El tratamiento se realiza con base en: (i) la autorización previa, expresa e informada del Titular cuando la ley lo exige; (ii) la ejecución de un contrato o medidas precontractuales a solicitud del Titular; (iii) el cumplimiento de una obligación legal; y/o (iv) el interés legítimo del Responsable cuando resulte aplicable y no prevalezcan derechos fundamentales del Titular.

El envío de formularios de evaluación de viabilidad, diagnóstico inicial o registro a la lista de espera tecnológica, o la aceptación expresa en procesos de alta de servicio, constituye manifestación de conocimiento de esta Política y, cuando corresponda, de autorización para las finalidades aquí descritas.

9. Seguridad de la información

GIPROAS adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales al riesgo, orientadas a evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, incluyendo —según el alcance del servicio—:

• Control de acceso basado en roles y autenticación de usuarios.
• Extracción asistida de datos bajo protocolos de solo lectura (SQL / ODBC) o exportaciones autorizadas, sin privilegios de escritura sobre el ERP en producción.
• Arquitectura desacoplada: el GIPROAS Engine opera únicamente sobre conjuntos estandarizados en entornos aislados; no se conecta de forma directa ni autónoma a bases de producción del cliente.
• Cifrado en tránsito (TLS) y prácticas de endurecimiento en infraestructura local o VPS.
• Registros de operaciones (bitácoras) relevantes para trazabilidad de aseguramiento.
• Principio de mínimo privilegio y segregación de ambientes cuando aplique.
• Acuerdos de confidencialidad con personal y proveedores que traten información.
• Procedimientos de respuesta ante incidentes de seguridad de la información.

Ningún sistema es absolutamente invulnerable. El Titular y el cliente deben proteger sus credenciales, dispositivos y canales de envío de información. En caso de incidente que afecte datos personales, GIPROAS actuará conforme a la ley y a los contratos aplicables, incluyendo la notificación a la SIC cuando corresponda.

10. Conservación y eliminación

Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades informadas, las obligaciones contractuales y los términos legales de conservación o prescripción. Cumplido el plazo, se procederá a su eliminación o anonimización segura, salvo obligación legal en contrario.

11. Transferencias y transmisiones

GIPROAS podrá transmitir datos a Encargados ubicados en Colombia o en el exterior cuando sea necesario para la operación del servicio (por ejemplo, hospedaje en nube o correo transaccional), siempre que existan garantías adecuadas de protección y contratos que imponen obligaciones de confidencialidad y seguridad. Las transferencias internacionales se realizarán conforme a los requisitos de la normativa colombiana vigente.

12. Cookies y tecnologías similares

El sitio puede utilizar cookies técnicas o de sesión necesarias para su funcionamiento y seguridad. Cuando se empleen cookies analíticas o no esenciales, se informará y se solicitará el consentimiento conforme a la normativa aplicable. El usuario puede configurar su navegador para rechazar cookies no esenciales.

13. Modificaciones a esta Política

GIPROAS podrá actualizar esta Política para reflejar cambios legales, operativos o de servicio. La versión vigente se publicará en giproas.com/privacidad.html con la fecha de última actualización. El uso continuado del sitio o de los servicios después de la publicación implica el conocimiento de la versión actualizada.

14. Contacto

Para consultas sobre esta Política o para ejercer derechos de Habeas Data, escriba a contacto@giproas.com con el asunto “Habeas Data” e indique su identificación, petición concreta y datos de contacto.